Offboarding: il processo di separazione con i propri dipendenti

Sei a carico di un’azienda? Utilizzi il giusto approccio con i tuoi dipendenti?

Fai vivere loro un’esperienza indimenticabile all’interno dell’azienda? Instauri un buon rapporto con i tuoi dipendenti, dal loro ingresso alla loro uscita?

Nell’ultimo periodo molte aziende stanno dando particolare importanza al processo di Onboarding, ossia il processo di incorporamento dei nuovi dipendenti, pensando che sia l’unico processo essenziale per creare un corretto rapporto con i propri dipendenti. Ma sottovalutano un aspetto altrettanto importante per l’azienda e i propri dipendenti, ossia il processo di Offboarding.

In seguito vi spiegherò:

• Cosa si intende esattamente con il processo di Offboarding;
• I cinque errori che si commettono frequentemente;
• L’importanza di tale processo all’interno dell’azienda;

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– Cosa si intende per processo di Offboarding

Comunemente si è portati a pensare che, una volta terminato il rapporto di lavoro con i propri dipendenti, il vostro compito sia finito, ma in realtà non è così, perché è di particolare importanza instaurare anche un corretto processo di Offboarding.

Il processo di Offborarding, è il processo di separazione, che avviene quando un dipendente lascia volontariamente o involontariamente il proprio lavoro. Questo processo, però, nella maggior parte dei casi non viene sempre riconosciuto nel giusto modo, viene sottovalutato e non compreso da alcuni manager e responsabili delle risorse umana.

Solitamente si effettua attraverso una exit interview, cioè un colloquio di uscita, o da un exit survey, sondaggio di uscita. Durante questo colloquio/sondaggio il titolare dell’azienda cerca di comprendere il grado di soddisfazione del dipendente, i motivi che lo hanno spinto a lasciare l’azienda e, nel caso in cui siano presenti, delle incongruenze lavorative e dei comportamenti scorretti da parte di responsabili o altri dipendenti. Tale processo risulta, quindi, necessario non solo per evitare di perdere alcuni componenti preziosi del proprio team, ma ne va anche della reputazione e del corretto andamento dell’azienda. Infatti, grazie ad una corretta exit interview/survey le aziende hanno potuto scoprire:

• Mancanze nel processo di Onboarding;
• Errori nel processo di recruiting, in particolare nella stesura delle job description;
• Comportamenti scorretti da parte di manager;
• Inadeguatezza di alcuni strumenti forniti;
• Scarsa competitività dei salari;
• Lacune nella formazione di alcuni ruoli ricoperti.

– I cinque errori maggiormente riscontrati

Condurre un corretto processo di Offboarding non è per niente facile e scontato, al contrario è un processo abbastanza delicato e molte volte si rischia di sbagliare alcune cose e non ottenere il risultato sperato, ma esattamente l’opposto.

Tra gli errori maggiormente riscontrati, ne abbiamo voluti citare solo 6, i più comuni:

1. Affidare il processo di Offboarding ai manager, è uno degli errori più comuni che in una azienda si verifica, in quanto molte volte le dimissioni del dipendente avvengono a causa di uno sbagliato comportamento del proprio manager di riferimento. Per questo è opportuno che tale processo venga affidato a un professionista delle Risorse umane, il quale possiede le giuste competenze per svolgere nel migliore dei modi la conversazione o direttamente dal titolare dell’azienda.
2. Non dare valore ai feedback, è uno degli errori più sbagliati che un datore di lavoro possa fare. Saper ascoltare i propri dipendenti è uno degli elementi essenziali all’interno di una azienda, ma ciò non basta, infatti, per migliorare le prestazioni e farli crescere ancora di più è indispensabile dare loro dei feedback, positivi o negativi, in quanto solo così si sentiranno parte integrante dell’azienda.
3. Sbagliare il tono, porta inevitabilmente alla reazione opposta di quello che si voleva ottenere. Risulta importante, quindi, adottare il giusto tono per trasformare l’incontro da un colloquio a una semplice chiacchierata piacevole e rilassata
4. Non indagare sulla concorrenza, è uno degli errori più comuni che si commettono, poiché il colloquio finale serve anche per raccogliere informazioni utili, come lo stipendio, i benefit e la posizione che gli altri offrono e analizzare se la propria azienda sia, sotto quei punti di vista, competitiva.
5. Non accettare le critiche, basti pensare al motivo per cui fate quel tipo di colloquio, ovvero perché un dipendente ha deciso di abbandonare la vostra azienda, per questo inevitabilmente dovrete essere pronti ad ascoltare le critiche che vi farà, l’importante è che la vostra reazione rimarrà sempre professionale.

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– L’importanza del processo di Offboarding all’interno dell’azienda

Come affermato nei paragrafi precedenti, il processo di Offboarding risulta di particolare importanza all’interno dell’azienda, al fine di instaurare un buon rapporto con i propri dipendenti. Come ben saprai, un buon rapporto di lavoro, con i propri dipendenti, inizia dal primo giorno in cui loro mettono piede all’interno dell’azienda, processo di Onboarding, all’ultimo giorno prima di lasciare l’azienda, processo di Offboarding.

Il 90% delle volte questo processo viene sottovalutato e non gli viene data la giusta importanza, non sapendo però, che i dipendenti in uscita, se ben gestiti possono diventare un risorsa aggiuntiva che portano crescita a sviluppo all’intera azienda. Avere un processo di Offboarding ben strutturato è necessario per diversi motivi:

• Un intervento tempestivo e una controproposta ragionevole aumentano le possibilità di trattenere un dipendente prezioso.
• Permette di comprendere quale touch point non ha funzionato correttamente e spinto il dipendente a cambiare. In alcuni casi, potrà confermare che la nostra strategia di engagement funziona correttamente e che il dipendente ha scelto di cambiare per motivi esterni.
• Se ci si prenderà cura di lui fino alla fine, l’ex dipendente non avrà motivo di parlare male dell’azienda in futuro.

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